Legálisan - optimális Könyvelőiroda Hogy többé ne nyűg legyen a könyvelés, hanem a lehetőségek tárháza

„A munkáltató köteles szabályszerű, azaz tényszerű, teljes körű és valós adatokat tartalmazó munkaidő-nyilvántartást vezetni.”

A munka törvénykönyve (Mt.) 134. § szerint a munkáltató köteles naprakészen nyilvántartani a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, a készenlét kezdő és befejező időpontját, továbbá a szabadság tartamát is. E szabály alóli kivételként nem kell nyilvántartani a rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét tartamát annak a munkavállalónak, aki munkaideje beosztását maga jogosult meghatározni. Ilyennek minősül a távmunkát végző vagy vezető állású munkavállaló is, figyelemmel a kötetlen munkarendjükre.

Az Mt. arról külön nem rendelkezik, hogy a nyilvántartási kötelezettségnek a munkáltató milyen formában kell, hogy eleget tegyen. Így az eddigi ellenőrzések által tapasztalt szempontok valamint a bírói gyakorlat adhat támpontot. Ezek alapján a nyilvántartásnak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie:                 

-          - legyen ellenőrizhető a munkavállaló és a hatóság számára is,

-          - legyen hiteles, azaz az abban foglalt adatok valóságnak megfelelőségét a munkáltató és a munkavállaló is igazolja,

-  - legyen teljes és valós, valamennyi szükséges adatot tartalmazza, és valamennyi munkavállaló tekintetében rögzítse a munka- és pihenőidő kezdetét és végét,

-    - legyen a munkavégzési helyen megtalálható, ha azt a munkakör jellege, illetve a munkaszervezés körülményei lehetővé teszik.

-    - az esetlegesen bekövetkező változásokat –akár a munkavállaló, akár a munkáltató kezdeményezte- egyértelműen rögzíteni kell.

Rendes és rendkívüli munkaidőt tartalmazó nyilvántartás az írásban közölt munkaidő-beosztás hónap végén történő igazolásával és a változás naprakész feltüntetésével is vezethető. Ez azt jelenti, hogyha a munkavállaló valamilyen oknál fogva a munkaidő-beosztásától eltérően végez munkát, azt a munkáltatónak az adott napon rá kell vezetnie a munkaidő-nyilvántartásra, majd a hónap végén az egész havi munkaidő-nyilvántartást alá kell íratnia a dolgozóval.

Bár arról nem rendelkezik az Mt., hogy a munkaközi szünet kiadását is dokumentálni kellene, a későbbi jogviták elkerülése érdekében ezt is célszerű nyilvántartani.

A fentiek alapján tehát a munkaidőt kell nyilvántartani és nem a jelenlétet.

Arra nézve, hogy ki vezesse a nyilvántartást, a törvény szintén nem tartalmaz előírást. Mivel azonban a kötelezettség a munkáltatót terheli, a munkavállaló által vezetett nyilvántartás csak abban az esetben válik érvényessé, ha azt a munkáltató vagy az általa feljogosított személy leigazolta.

Amennyiben a munkáltató nem díjazza a rendkívüli munkavégzést, a munkavállaló az igényét visszamenőleg 3 éves elévülési időn belül tudja érvényesíteni munkaügyi bíróság előtt azzal, hogy a túlmunka tényének, mértékének bizonyítása őt terheli. A felperes munkavállalónak kell bizonyítania, hogy a túlmunka ténylegesen, hasznosan és szükségesen a munkáltató érdekében merült fel. Ennek során részletesen le kell vezetnie, hogy mely év, mely hónap, mely napján mettől meddig dolgozott, és ezt megfelelően igazolnia is kell. Ha nem rendelkezik a munkáltató által leigazolt munkaidő-nyilvántartással – ami gyakran előfordul –, rendkívül nehéz helyzetben van. Természetesen tanúk, adott időszakra vonatkozó e-mailek is bizonyítékul szolgálhatnak, azonban a teljes időszakot ilyen módon nehézkes igazolni.

A munkáltató terhére értékelhető, ha a munkaidő nyilvántartások nem tartalmazzák a munka kezdetének és befejezésének időpontját, ugyanis ebben az esetben a munkáltató által vezetett nyilvántartás nem felel meg a jogszabályi előírásoknak, hiszen nem derül ki a konkrét munkavégzés ideje. Nem lehet mentesülni a rendkívüli munkavégzés megfizetése alól azon jogszabályellenes gyakorlattal, hogy a munkáltató felhívására vagy a kialakult gyakorlat alapján a munkavállalók nem vezetik a jelenléti ívet.

Nagyon lényeges, hogy a beléptető kártya adatai önmagukban nem elegendőek a bizonyításhoz, ugyanis a munkavállalónak igazolnia kell, hogy ha adott napon például 12 órát töltött a munkahelyén, azt mindvégig hasznosan munkával töltötte el (és például nem csak internetezett, mert nem volt kedve hazamenni). A beléptető rendszer tehát csak a munkahelyen tartózkodást méri, és nem a ledolgozott munkaidőt. Ez fordítva is igaz: a munkáltató ezen rendszer működtetésével nem tesz eleget az Mt. 134. §-ában foglalt nyilvántartási kötelezettségének, mely megsértése munkaügyi bírságot vonhat maga után.

A munkaügyi ellenőrzés során, a hatóság a munkaidő nyilvántartáson szereplő adatokat a hitelesség eldöntése céljából, rendszerint összehasonlítja egyéb nyilvántartások adataival. Így többek között a munkaidő-beosztással, szabadság nyilvántartással, egyéni bérelszámolásokkal, takarítási naplóval stb. A hatóság a munkáltató valamennyi munkahelyén külön engedély és előzetes bejelentés nélkül tarthat ellenőrzést, a munkahelyen tartózkodók személyi azonosságát igazoltatással ellenőrizheti, betekinthet a munkáltató nyilvántartásaiba, másolatot készíthet, a munkavállalókat tanúként hallgathatja meg.

Azt is érdemes szem előtt tartani, hogy a munkaidő-nyilvántartás ellenőrzése szorosan kapcsolódik a munkabér kifizetés ellenőrzéséhez, hiszen ennek az alapja a ledolgozott munkaidő. Ilyenkor a munkaügyi felügyelő azt ellenőrzi, hogy a nyilvántartás szerinti például éjszakai, vasárnapi, rendkívüli munkavégzés ellenértéke az Mt. előírásainak megfelelően került-e kifizetésre.

A munka- és pihenőidő nyilvántartására vonatkozó rendelkezésektől sem a felek megállapodása, sem kollektív szerződés nem térhet el.